Entrou alguém novo na equipe e precisa acessar o sistema: a vendedora que só deve ver os próprios pedidos, o auxiliar do financeiro que lança contas mas não mexe em configuração, o estoquista que confere entradas. Dar acesso de administrador para todo mundo é o caminho mais curto, e também o mais arriscado: qualquer um pode alterar impostos, cancelar notas ou ver números que não são da sua área.
No odoo PME cada pessoa tem o seu usuário, e cada usuário tem um nível de acesso por aplicativo. Assim você decide, app por app, quem só consulta, quem trabalha no dia a dia e quem administra.
Criar o usuário
Vá em Definições › Usuários e Empresas › Usuários e clique em Novo. Preencha o nome e o e-mail, que também é o login. Ao salvar, o sistema envia o convite por e-mail para a pessoa criar a própria senha; o botão Enviar um convite por e-mail reenvia, se ela não achar a mensagem.
Usuário novo, ainda como Convidado, na aba Direitos de acesso · dados ilustrativos.
Na seção Funções, a Função define o perfil geral: Usuário para a equipe, Administrador só para quem cuida do sistema. Em Empresas ficam as empresas que a pessoa pode acessar, se você tiver mais de um CNPJ na mesma base.
Definir o acesso por aplicativo
Abaixo das funções, cada aplicativo instalado tem o seu campo de acesso. Os níveis mudam um pouco de app para app, mas seguem a mesma lógica:
| Nível | Para quem | Exemplo em Vendas |
| Vazio | Quem não usa o app | O app nem aparece na tela inicial |
| Usuário: apenas documentos próprios | Vendedores | Vê e edita só os pedidos em que é o vendedor |
| Usuário: todos os documentos | Equipe de apoio, supervisão | Vê os pedidos de todos os vendedores |
| Administrador | Responsável pela área | Também mexe em configurações, equipes e relatórios |
Acessos por área: Site, Serviços, Financeiro, Cadeia de suprimentos e Consignação · dados ilustrativos.
O odoo PME também tem permissões próprias, que valem a pena conhecer ao montar o acesso de cada pessoa:
- Editar Vencimentos em Faturas: libera o botão VENCIMENTOS, que ajusta e recebe as parcelas da fatura.
- Módulo Fiscal: dá acesso às telas fiscais, como documentos eletrônicos e painel fiscal.
- Banco: libera as rotinas bancárias, como boletos e arquivos CNAB.
Um usuário recém-criado começa com os acessos padrão da base. Antes de mandar o convite, revise app por app e deixe cada um no menor nível que a pessoa precisa para trabalhar.
Quando a pessoa sai da empresa
Não apague o usuário: os pedidos, notas e mensagens que ele criou continuam ligados ao nome dele. Abra o usuário, clique na engrenagem e escolha Arquivar. O login para de funcionar na hora e o histórico fica preservado.
O que o sistema não deixa acontecer
Um usuário sem acesso a um app não vê o menu nem os registros dele, mesmo digitando o endereço da tela. E quem não é administrador não consegue dar a si mesmo mais acesso.
Perguntas frequentes
O plano limita o número de usuários?
Sim. Cada plano inclui uma quantidade de usuários internos. Usuários de portal (clientes e fornecedores) não entram nessa conta.
A pessoa não recebeu o convite. E agora?
Confira o e-mail cadastrado e clique em Enviar um convite por e-mail. Se continuar sem chegar, peça para olhar a caixa de spam.
Posso copiar os acessos de um usuário para outro?
Sim: abra um usuário com o perfil certo, clique na engrenagem e escolha Duplicar. Depois troque nome e e-mail.
Veja também Autenticação em duas etapas e Portal do cliente.
Dúvidas de uso: abra um chamado na Central de Ajuda. Para ativar recursos no seu ambiente, fale com o comercial em [email protected].