Depois que a SEFAZ autoriza uma NF-e, o documento não some mais: o que existe são eventos que alteram a situação dela. Saber qual usar — cancelamento, carta de correção, nota de devolução ou inutilização — evita problema na apuração.
Cancelamento
Cancela a nota na SEFAZ. Condições: dentro do prazo legal (24 horas na maioria dos estados, podendo chegar a 168 horas) e sem circulação da mercadoria. Exige justificativa de no mínimo 15 caracteres.
No documento autorizado, use Cancelar. O Odoo envia o evento, grava o protocolo de cancelamento e muda a situação para Cancelado. A fatura vinculada também é ajustada.
Carta de correção
Corrige informação que não altera valores, impostos, destinatário nem a mercadoria. Serve para dados de transporte, endereço de entrega, número do pedido, observações.
Não serve para: mudar o valor da nota, trocar o destinatário, mudar a data de emissão, alterar CFOP que mude tributação, corrigir quantidade ou produto. Nesses casos a saída é cancelar (se der tempo) ou emitir nota de devolução.
São permitidas até 20 cartas de correção por documento; vale sempre a última.
Nota de devolução
Quando o prazo de cancelamento já passou e a mercadoria voltou, o caminho é emitir uma NF-e de devolução, com CFOP de devolução e referência à chave da nota original. Ela espelha os impostos da nota de origem — é isso que zera o efeito fiscal da venda.
Inutilização de numeração
Se um número da série foi perdido — o sistema pulou, houve falha no envio — é preciso comunicar à SEFAZ que aquele número não será usado. Isso se chama inutilização e se faz por faixa (do número X ao Y), até o décimo dia do mês seguinte.
Cancelamento interno (só no Odoo)
O Odoo tem um botão Cancelamento Interno que marca o documento como cancelado apenas no sistema, sem mandar nada à SEFAZ. É para acertar o Odoo quando a nota foi cancelada por outro caminho, ou quando um documento de teste precisa sair da rotina. Enquanto está ativo, a consulta de situação fica bloqueada, e a operação pode ser revertida — o documento volta ao estado anterior.
Resumo de decisão
| Erro de valor ou produto, dentro do prazo, mercadoria não saiu | Cancelar |
| Erro de transporte, observação ou dado sem efeito fiscal | Carta de correção |
| Prazo vencido, mercadoria voltou | NF-e de devolução |
| Número da série não usado | Inutilização |
| Nota já resolvida fora do sistema | Cancelamento interno |