O dinheiro da empresa passa por vários lugares: a conta corrente no banco, o caixa da loja, o cartão de crédito corporativo que paga o combustível e as assinaturas. Se o sistema só conhece um desses lugares, o saldo que ele mostra nunca bate com a realidade, e a conciliação vira uma planilha paralela.
Cada um desses lugares é cadastrado como um diário. O diário é o livro onde ficam registradas as entradas e saídas daquele banco, daquele caixa ou daquele cartão. Com um diário para cada conta, o sistema mostra o saldo de cada uma separadamente, e cada pagamento sabe de onde saiu ou para onde foi o dinheiro.
Os tipos de diário
| Tipo | Para quê |
| Banco | Uma conta corrente ou de pagamentos. Crie um diário para cada conta, mesmo que sejam do mesmo banco. |
| Dinheiro | O caixa físico: gaveta da loja, fundo fixo, caixa pequeno do escritório. |
| Cartão de crédito | O cartão corporativo. As compras entram como saídas e a fatura do cartão é paga a partir da conta bancária. |
| Vendas e Compras | Não guardam dinheiro: registram as faturas de clientes e de fornecedores. |
| Diversos | Lançamentos manuais e ajustes, normalmente usados pela contabilidade. |
A lista completa fica em Faturamento › Configuração › Diários. Ali você vê o tipo de cada um, o prefixo que numera os lançamentos e a conta contábil padrão.
Cada conta de dinheiro da empresa tem o seu diário · dados ilustrativos.
Criando uma conta bancária
Em Diários, clique em Novo, dê um nome que a equipe reconheça, como "Banco Itaú - Conta corrente", e escolha o tipo Banco. O sistema cria sozinho a conta contábil do banco e a numeração dos lançamentos. Salve.
O diário novo aparece como um cartão no Painel do Faturamento, ao lado dos cartões de vendas e compras. É por esse cartão que você acompanha a conta no dia a dia: o gráfico mostra a evolução do saldo e o botão Transações abre as movimentações.
O Painel reúne um cartão para cada diário · dados ilustrativos.
Falta dizer ao sistema qual é a conta no banco. No cartão do banco, clique em Configuração de bancos e informe o número da conta e o banco. Esses dados aparecem nos documentos que você envia, como a fatura, e são usados para reconhecer os pagamentos que chegam.
Os dados da conta ficam ligados ao diário · dados ilustrativos.
O saldo inicial
Quando a empresa começa a usar o sistema com a conta já em movimento, o diário nasce zerado e precisa receber o saldo de abertura. Pelo botão Transações do cartão, crie uma primeira transação com a data de início e o valor do saldo que o extrato mostrava naquele dia, com uma descrição clara, como "Saldo inicial". Daí em diante, cada transação nova parte desse valor, e o saldo do sistema acompanha o do banco.
Combine com a contabilidade
O saldo inicial tem uma contrapartida contábil. Se a sua contabilidade é feita por um escritório, alinhe com ele a data de corte e a conta usada, para o balanço do sistema bater com o que foi entregue ao contador.
Caixa e cartão de crédito
O caixa funciona como um banco sem extrato: as entradas e saídas são lançadas pela equipe, e o saldo do diário deve bater com o dinheiro contado na gaveta. Se a loja usa o Ponto de Venda, cada sessão de caixa já movimenta o diário de dinheiro sozinha.
O cartão de crédito corporativo acumula as compras do mês como uma dívida. Quando a fatura do cartão vence, o pagamento sai da conta bancária e zera o saldo do diário do cartão. Assim cada despesa fica registrada no dia em que foi feita, e não só no dia em que a fatura foi paga.
Perguntas frequentes
Tenho duas contas no mesmo banco. Um diário basta?
Não. Crie um diário por conta. Cada conta tem o seu extrato e o seu saldo, e misturar as duas impede a conciliação.
Posso renomear ou excluir um diário?
Renomear, sim, a qualquer momento. Excluir só é possível enquanto ele não tem lançamentos; depois disso, o caminho é arquivar.
O boleto precisa de um diário próprio?
O boleto é emitido a partir da conta bancária que recebe a cobrança. Por isso o diário do banco precisa estar cadastrado antes de configurar a cobrança por boleto.
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