Uma loja de Belo Horizonte comprou 12 camisetas e dois serviços de ajuste. Hoje o estoque só conseguiu separar 9 camisetas; as outras 3 chegam na semana que vem. Na hora de emitir a nota, surge a dúvida: a fatura sai com as 12 camisetas vendidas ou só com as 9 que saíram do depósito? Se sair com 12, a NF-e diz que foram 12 peças, mas o caminhão levou 9. Se alguém corrigir a quantidade na mão, cedo ou tarde uma venda escapa sem ser faturada.
A política de faturamento resolve isso antes de o problema aparecer. Ela diz ao sistema, produto por produto, se a fatura acompanha o que foi pedido ou o que foi entregue. Com a regra certa, o botão Criar fatura do pedido de venda já traz as quantidades corretas, e a NF-e sai de acordo com o que realmente aconteceu.
As duas políticas
| Política | O que vai para a fatura | Quando usar |
| Faturar o que é pedido (no produto: Quantidades pedidas) | A quantidade confirmada no pedido, logo após a confirmação, mesmo que nada tenha saído do estoque. | Serviços, assinaturas, produtos sob encomenda cobrados antes e vendas em que o cliente paga tudo de uma vez. |
| Faturar o que é entregue (no produto: Quantidades entregues) | Só o que já foi entregue ao cliente, conforme as entregas validadas no Inventário. | Mercadorias com estoque, principalmente quando uma venda pode sair em mais de uma entrega. |
As duas regras convivem no mesmo pedido. No nosso exemplo, as camisetas seguem a entrega e o serviço de ajuste segue o pedido, e o sistema trata cada linha do jeito certo.
Onde definir a política padrão
Em Vendas › Configuração › Definições, na seção Faturamento, escolha a política que o sistema vai sugerir para todo produto novo. Para quem vende mercadorias com estoque, Faturar o que é entregue costuma ser a escolha mais segura. Clique em Salvar no topo da tela para gravar.
A política padrão fica nas Definições de Vendas · dados ilustrativos.
Essa escolha vale para os produtos cadastrados daqui para frente. Os produtos que já existem continuam com a política que têm hoje, e é por isso que vale conferir o cadastro, como mostra o próximo passo.
A política de cada produto
Abra o produto em Vendas › Produtos › Produtos. Na aba Informações gerais, o campo Política de faturamento mostra a regra daquele item e pode ser trocado a qualquer momento. Uma mercadoria controlada em estoque normalmente fica com Quantidades entregues; um serviço, que não passa pelo depósito, fica com Quantidades pedidas.
Uma camiseta com estoque, faturada pelo que é entregue · dados ilustrativos.
Acompanhando no pedido de venda
Depois de confirmado, o pedido mostra lado a lado as colunas Quantidade, Entregue e Faturado. Elas contam a história de cada linha sem que você precise abrir as entregas. No exemplo abaixo, a camiseta areia foi entregue por completo, a verde-musgo teve só 3 das 6 peças entregues e o serviço de ajuste ainda não foi feito. O campo Status da fatura fica em A faturar enquanto houver alguma quantidade liberada para faturamento.
Pedido confirmado com entrega parcial · dados ilustrativos.
Criando a fatura
Clique em Criar fatura, no topo do pedido. A janela que se abre oferece três caminhos:
| Opção | O que faz |
| Fatura normal | Monta a fatura com tudo o que está liberado pela política de cada produto. É a opção do dia a dia. |
| Entrada (porcentagem) | Cobra um adiantamento em percentual do pedido, por exemplo 30% na confirmação. O valor é descontado automaticamente na fatura final. |
| Entrada (valor fixo) | Igual à anterior, mas com um valor em reais, por exemplo R$ 500,00 de sinal. |
A janela Criar Fatura(s), aberta a partir do pedido · dados ilustrativos.
Com Fatura normal marcada, clique em Criar Rascunho.
O resultado: a fatura com as quantidades certas
O rascunho da fatura já nasce com 6 camisetas areia, 3 camisetas verde-musgo e 2 serviços de ajuste. As 3 camisetas que ainda estão no depósito ficaram de fora, porque não foram entregues; o serviço entrou inteiro, porque é faturado pelo que foi pedido. Confira os dados, clique em Confirmar e siga para a emissão da NF-e normalmente: a nota sai com as mesmas quantidades da fatura.
Fatura em rascunho gerada pelo pedido · dados ilustrativos.
Quando as 3 camisetas restantes forem entregues, o pedido volta a ficar A faturar. Basta clicar em Criar fatura de novo para emitir a segunda fatura, só com o que faltava.
O que o sistema não deixa acontecer
Com a política de entrega, o sistema não coloca na fatura mercadoria que ainda não saiu do estoque, e não fatura duas vezes a mesma quantidade: o que já está na coluna Faturado não volta para a próxima fatura. Se não houver nada liberado para faturar, o botão avisa em vez de gerar uma fatura vazia.
Perguntas frequentes
Mudei a política nas Definições, mas um produto antigo continua com a regra anterior. Está certo?
Está. A opção das Definições é o padrão para produtos novos. Para os produtos já cadastrados, troque o campo Política de faturamento no próprio produto.
Preciso cobrar o cliente antes de entregar. O que eu faço?
Você tem dois caminhos. Se o produto sempre é cobrado antes, mude a política dele para Quantidades pedidas. Se é só nesta venda, use a opção Entrada (porcentagem) ou Entrada (valor fixo) ao criar a fatura e cobre um adiantamento; o restante é faturado conforme as entregas.
Por que o serviço entrou inteiro na fatura, se não foi entregue?
Porque serviços normalmente usam Quantidades pedidas. Eles não passam pelo depósito, então não existe entrega para o sistema esperar.
Criei a fatura, mas uma linha ficou com quantidade zero ou nem apareceu.
Essa linha segue a política de entrega e ainda não teve nada entregue. Valide a entrega no Inventário e clique em Criar fatura de novo.
A NF-e usa as quantidades do pedido ou da fatura?
Da fatura. Por isso a política de faturamento é o que garante que a nota fiscal bata com o que foi entregue ao cliente.
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